Gestão de patrimônio e estoque
Onde está,
com quem,
desde quando.
A Oiko organiza o patrimônio da sua organização e registra a história de cada item: quem moveu, quando e por quê.
Para igrejas, escolas, ONGs e instituições que prestam contas do que administram.
O problema
Domingo, 18h40. O microfone não liga e ninguém sabe se existe outro.
Às 19h alguém compra um novo pelo dobro do preço. Não é desorganização: é o que acontece quando o controle do patrimônio mora na memória de quem está há mais tempo.
R$ 5.000 em som
queimam porque ninguém agendou a manutenção preventiva.
R$ 1.000 em brinquedos
comprados de novo. Os antigos estavam trancados em outra sala.
Três sábados de mutirão
para levantar o patrimônio quando o conselho pediu.
O teste
O que nós temos?
Quantos itens, de que tipo, quanto vale.
Onde está, e com quem?
Local atual e responsável, hoje.
Como chegou até aí?
Quem moveu, quando e por quê.
A planilha responde as duas primeiras. A terceira é a que transforma um inventário em prestação de contas, e é a que ela não guarda.
Como funciona
Três passos. Nenhum treinamento.
Etiqueta
Cada item ganha uma etiqueta com QR e número de patrimônio. A Oiko gera, você imprime.
Celular
Aponta a câmera. A ficha do item abre: o que é, onde está, com quem, e todo o histórico.
Registro
Moveu, emprestou, mandou consertar? Registra ali. Fica gravado quem fez e quando.
PAT-2024
-018472
Mesa de som
Sala de som
Quem registra é quem já está lá
O voluntário do som, da mídia, do infantil, que chega cansado e com pressa. Por isso a Oiko pede a câmera do celular, não um formulário de doze campos.
O produto
Cada item tem número, lugar e história.
| Patrimônio | Item | Situação |
|---|---|---|
| PAT-2024-018472 | Mesa de som Behringer X32 | Em uso |
| PAT-2024-018475 | Projetor Epson X41 | Emprestado |
| PAT-2023-007744 | Ar-condicionado Sala 3 | Manutenção |
| PAT-2022-004417 | Notebook Dell Latitude | Divergência |
Tela do sistema. Clicando no item aparece a linha do tempo: emprestado, devolvido, mandado para manutenção, transferido, conferido, com autor e data em cada passo.
O mutirão de três sábados vira uma tarde.
A equipe percorre o depósito lendo etiqueta por etiqueta. A divergência aparece na hora, não três semanas depois, quando já não dá para reconstituir o que aconteceu.
| Item | Esperado | Contado | Resultado |
|---|---|---|---|
| Cadeira empilhável | 48 | 48 | Confere |
| Caixa acústica JBL | 1 | 1 | Confere |
| Projetor Epson X41 | 1 | 0 | Não encontrado |
| Ar-condicionado Sala 3 | 1 | 1 | Confere |
Tudo em um sistema só
Patrimônio
Itens permanentes com número, local, responsável e valor.
Estoque
Consumíveis por setor, retirada rápida, estoque mínimo e lista de compras.
Conferência
Auditoria com o celular. A divergência aparece na hora.
Manutenção
Ordens de serviço preventivas e corretivas, com fornecedor e custo.
Solicitações de compra
Quem pede não é quem aprova. Tudo registrado.
Sede e congregações
Cada unidade cuida do seu; a administração vê o todo.
Permissão por papel e por unidade: cada pessoa vê apenas o que precisa ver.
Quem usa
Organizações que administram bens confiados a elas.
Muda a escala, não a natureza: alguém cuida de recursos que não são seus e, em algum momento, presta contas.
Igrejas
Som, mídia, projeção, instrumentos, cozinha, infantil. Patrimônio comprado com doação, espalhado por departamentos que compram e guardam por conta própria.
Escolas
Laboratório, biblioteca, mobiliário e informática distribuídos por salas, com alta rotatividade de responsável a cada ano letivo.
ONGs e instituições
Bens adquiridos com recurso de projeto ou doação, que precisam ser prestados a financiador, conselho ou órgão de controle.
O que a Oiko não faz
Dito antes de você perguntar.
A Oiko faz patrimônio, estoque, conferência, manutenção e compras. Fazer bem uma coisa é o que permite ser simples o bastante para o voluntário usar.
- Gestão de membros
Membresia, células e agenda não são da Oiko. - Contabilidade
Não substitui o sistema financeiro nem a contabilidade. - Compra automática
O sistema organiza o pedido. Quem decide gastar é uma pessoa. - Sensores no equipamento
Nada de IoT. O registro vem do uso normal, pela etiqueta.
Planos
Assinatura mensal por organização.
Para a organização que está começando a organizar o patrimônio.
Falar com a gentePara a operação completa do dia a dia. Atende a maioria das organizações.
Falar com a gentePara múltiplas unidades e congregações, ou quando a implantação tem necessidades específicas.
Falar com a genteO enquadramento final depende da estrutura da organização: número de unidades, times envolvidos e necessidades de implantação. Escopo de cada faixa e condições comerciais são confirmados na proposta.
Próximo passo
Comece pela área que mais dói.
Não precisa etiquetar tudo para ver valor. Escolha uma área, em geral som e mídia, onde está o maior valor por item, e faça a primeira conferência. Em quatro semanas você leva um relatório com lastro ao conselho.
Ou escreva para contato@oikohub.com.
- Diagnóstico
30 minutos. Tamanho, áreas e prioridade. - Demonstração
O sistema com dados parecidos com os seus. - Piloto em uma área
Importação, etiquetas e primeira conferência. - Decisão do conselho
Com relatório real, não com promessa.